TIETOSUOJASELOSTE
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka Nextiili ry (Loved by NXT) käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Jos sinulla on kysyttävää tietosuojastamme, ota yhteyttä osoitteeseen shop(a)nextiili.fi.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivityspäivä 26.9.2021
1. Rekisterinpitäjä
Nextiili ry (y-tunnus: FI3182138-9) Postiosoite: Harjuntausta 3 A, 33400 Tampere
Muut yhteystiedot: shop(a)nextiili.fi
2. Tietojen käsittelyn perusteet
Peruste tietojenkäsittelyyn on käsittelytoimesta riippuen:
- käsittelyn välttämättömyys kanssasi tekemämme sopimuksen tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi, esimerkiksi verkkokaupasta tilaamiesi tuotteiden osto ja toimitus
- asiakaspalvelupyyntöösi vastaaminen ko. sopimuksen, suostumuksen tai lakisääteisen velvoitteen perusteella
- antamasi suostumus, esim. osallistuminen kampanjaamme/kilpailuun
- oikeutettu etu, sopimus tai suostumus verkkokauppamme ja liiketoimintamme kehittämiseksi jäljempänä erikseen tarkemmin määritellyllä tavalla
Jos keräämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, pyydämme tähän sinulta hyväksyntää etukäteen ja informoimme käsittelystä erikseen samassa yhteydessä.
3. Rekisterin nimi
Nextiili ry, Loved by NXT asiakasrekisteri
4. Mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietoja
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Nextiili ry:n ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hoitaminen. Asiakasrekisterissä ylläpidetään Nextiili ry:n entisten, nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden tai asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
-Tilaukset: Henkilötietojasi tarvitaan tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen.
-Asiakaspalvelu: asiakaspalvelumme käyttää henkilötietojasi tilauksen käsittelyyn ja toimitukseen liittyen sekä mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn.
-Tilaukset: Keräämme tietoa tilauksistasi, toimituksista, laskutus- ja toimitusosoitteista sekä yhteydenotoistasi asiakaspalveluumme.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Mitä tietoja keräämme
Keräämme henkilötietoja tehdessäsi ostoksia verkkokaupassa (lovedbynxt.fi), vieraillessasi verkkosivuillamme (lovedbynxt.fi) tai ottaessasi yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostilla, puhelimitse, chatin tai esimerkiksi Facebookin tai Instagramin yksityisviestien kautta.
Keräämme seuraavia tietoja:
• Asiakastiedot: - Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai muu tarpeellinen yhteystieto sekä tilaus- ja ostohistoria
• Käyttäytyminen verkkosivulla: Toiminta verkkosivuillamme, esim. tuotesivujen selailu, tuotteiden lisääminen ostoskoriin, tehdyt valinnat ja haut sekä tieto siitä, mistä ja miten päädyit verkkosivustollemme.
• Laitetiedot: Käytettävä selain ja sen asetukset, IP-osoite, kieliasetukset sekä laitteen maantieteelliset tiedot.
• Tilaukset: Keräämme tietoa tilauksistasi, toimituksista, laskutus- ja toimitusosoitteista sekä yhteydenotoistasi asiakaspalveluumme.
• Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot.
6. Ketkä voivat käsitellä henkilötietojasi
Loved by NXT:llä (Nextiili ry) henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka ovat siihen työntehtäviensä puolesta oikeutettuja. Kolmannet osapuolet saattavat käsitellä henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:
• Tietojasi käsitellään Wix-verkkokauppa-alustalla, joka tarjoaa erilaisia sovelluksia verkkokaupan lisäpalveluiden luomiseen. Tällaisia sovelluksia ovat: Wix Members Area, Wix File Share ja Wix Chat.
• Verkkokaupan käyttäjien toiminnan rekisteröintiin ja analysointiin hyödynnämme Google Analytics -palvelua. Lue lisää Googlen tietosuojaselosteesta.
• Tilausten lähettämisen apuna käytämme Pakettikauppa-palvelua.
• Logistiikkakumppaneina toimivat Posti ja Matkahuolto sekä näiden alihankkijat.
• Chat-alustoinamme käytämme sosiaalisen median tilejämme Facebookissa ja Instagramissa sekä Wix Chat sovellusta.
• Käytämme ulkoisia toimijoita maksujen käsittelyyn. Luovutamme maksutietosi valitsemallesi maksuvälittäjälle maksun käsittelyä varten. Kumppanina toimii Wix Payments (mm. Visa, Visa Electron, Master Card ) ja PayPal. Nextiili ry tai Loved by NXT ei tallenna maksutietoja, kuten luottokorttitietoja.
• Käytämme sisäisessä työssämme Googlen toimisto-ohjelmistoja ja järjestelmäpalveluita.
• Nextiilin kivijalkamyymälän kameravalvonnan tallenteet: On mahdollista, että kuvasi tallentuu Nextiilin kivijalkamyymälän valvontakameroihin noutaessasi tai palauttaessasi tilausta. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika sekä tietoa, mistä kamerasta kuva on tallennettu. Henkilöiden puhetta ei tallenneta. Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuutta. Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä ’Tallentava kameravalvonta’ -tarroilla. Kameravalvonnan tallenteita käsittelee ainoastaan siihen valtuutettu henkilökunta Nextiili ry:ssä ja Pirkanmaan Kierrätys ja työtoiminta ry:ssä.
• Meiltä voidaan edellyttää henkilötietojesi luovuttamista lain tai määräysten nojalla viranomaisille.
7. Evästeiden käyttö
Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteesi selaimeen. Tekstitiedosto voi pitää sisällään esimerkiksi tiedon laitteesi mallista. Loved by NXT käyttää evästeitä sivustollaan käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet eivät vahingoita tai haittaa laitettasi tai käyttökokemustasi
Käyttökokemusta voidaan parantaa muun muassa seuraavilla tavoilla:
-
Sivuston personointi asiakkaan mieltymysten mukaan
-
Sivuston turvallisuuden ja nopeuden parantaminen
-
Helppo kirjautuminen kirjautumistunnusten tallentamisen avulla
Evästeillä kerätty data on anonyymiä, eikä Nextiili ry / Loved by NXT yhdistä sitä esimerkiksi tilaustietoihin. Mikäli et tästä huolimatta hyväksy evästeiden käyttöä Loved by NXT -sivustolla, voit tyhjentää ja sulkea ne pois päältä kokonaan. Evästeiden hallintaa voi muokata nettiselaimesi turvallisuusasetuksista. Mikäli evästeet eivät ole käytössä, ei Nextiili ry / Loved by NXT voi taata sivuston toimivuutta.
Evästeillä viitataan tässä artikkelissa varsinaisten evästeiden lisäksi muihin vastaaviin tekniikoihin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä, mutta voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä esimerkiksi pilvipalveluita, Microsoftin ja Googlen palveluita, jotka sijaitsevat EU-/ETA-alueen ulkopuolella, kuten esimerkiksi Yhdysvalloissa. Näissä tilanteissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen siirtoon on silloin aina jokin lainmukainen peruste, kuten Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso tai käytämme EU:n komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita, tai olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle tai henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield -järjestely. Lisätietoja Privacy Shield -järjestelystä: https://www.privacyshield.gov/welcome.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Nextiili ry:ssä pyritään minimoimaan manuaalista aineistoa. Mahdollisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja ohjeita. Paperisen kirjanpidon aikaiset kirjanpitolain mukaiset tiedot säilytetään paperisena lukituissa tiloissa.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot:
Asiakasrekisteriä ylläpidetään pääsääntöisesti sähköisesti. Asiakastietoja sisältävän tiedoston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä kyseisiä asiakastietoja. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo työsopimuslain mukainen vaitiolovelvollisuus.
Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti.
11. Sinun oikeutesi
• Tarkastusoikeus: Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
• Virheellisten tietojen oikaiseminen: Sinulla on oikeus pyytää meitä täydentämään tai korjaamaan sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
• Käsittelyn rajoittaminen: Sinulla on oikeus vaatia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä:
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme. Sinun tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia ja siihen liittyvää profilointia varten. Nextiili ry:ssä tai Loved by NXT:ssä ei tehdä profilointia eikä tietoja luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:
Siltä osin kuin olet itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään sinun ja Nextiilin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sinun antaman suostumuksen nojalla, sinulla on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itsellesi koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus peruuttaa suostumus:
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu sinun omaan suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Emme tämän jälkeen käsittele henkilötietojasi, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla: https://tietosuoja.fi/etusivu
12. Yhteydenotot
Ota yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi suojaan liittyen tai jos haluat käyttää laillisia oikeuksiasi. Yhteydenotot sähköpostitse tai postitse shop(a)nextiili.fi / Nextiili ry, Harjuntausta 3 A, 33400 Tampere. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.
Vastaamme pyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
13. Selosteen muuttaminen
Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja seuraamaan muuttuvaa lainsäädäntöä ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Päivityspäivämäärä näkyvissä selosteen alussa.